Архивация и проведение экспертизы ценности документов.

cтоимость
экспертизы

от 65 000

Заказать

Точная стоимость зависит от конкретного случая. Оставьте заявку или уточняйте по телефону:

+7 (495) 649-68-31

Всестороннее подробное изучение документов, производимое для включения в архивный фонд и определение срока хранения не подлежащих такому включению документов, а также проведение материальной оценки являются основными задачами проведения экспертизы ценности документов. Такая процедура необходима для составления описей, для передачи на хранение и для уничтожения бухгалтерских документов.

На первом этапе проведения экспертизы ценности документов составляется номенклатура дел. Документооборот в организации определяет номенклатура, устанавливая предположительные сроки хранения для документов. Это очень значимый этап экспертизы. Вторая экспертная стадия начинается после сдачи документов в архив. И третий этап, завершающий экспертизу ценности выполняет подготовку документации для передачи ее на последующее хранение в государственный архив.

Осуществляется экспертиза ценности документов специальной экспертной комиссией при соблюдении установленных правил и критериев. На многих предприятиях и организациях в целях экономии фонда зарплаты в постоянном штате нет архивариусов. По этой причине им ежегодно приходится обращаться к услугам квалифицированных специалистов НП «Федерация Судебных Экспертов» для проведения экспертизы ценности документов.

В таких случаях именно приглашенные специалисты входят в состав экспертной комиссии, основными функциями которой являются:

  1. Организация ежегодного отбора материалов для уничтожения или хранения.
  2. Рассмотрение и согласование проектов номенклатур описей дел долговременного и постоянного хранения, актов о удалении и уничтожении не подлежащих хранению дел.
  3. Подготовка предложений о дальнейшем изменении сроков хранения, установленных для отдельных категорий документов, а также определении сроков хранения, не предусмотренных законодательно для некоторых категорий документов.
  4. Участие в создании и рассмотрении проектов методических и нормативных документов по вопросам хранения и работы с документами данной организации.

По итогам работы экспертной комиссии должен быть составлен протокол.

Правильное проведение экспертизы ценности документов позволяет структурировать архив предприятия и оптимизировать размеры архива, не сохраняя документы с истекшим сроком хранения. Это особенно ценно в тех случаях, когда архив размещается в офисе и занимает арендованную площадь. Поэтому так важно, чтобы экспертная комиссия имела в своем составе высококвалифицированных специалистов по делопроизводству НП «Федерация Судебных Экспертов».

Сроки хранения документации должны определяться в соответствии с перечнями, утвержденными архивными учреждениями и зависеть от присвоенной документам категории. Перечнями устанавливаются сроки хранения для типичной, отражающей основные направления деятельности предприятий и организаций, документации:
— бухгалтерского учета;
— организации труда;
— финансирования;
— производственного планирования и т. д.

Сроки хранения бывают постоянными и временными. Исчисление срока начинается с 1 января следующего за годом окончания хранения. Отбор документации для постоянного хранения или уничтожения производится путем просмотра каждого листа. Недопустимо проведение экспертизы ценности документов по одним только заголовкам дел в номенклатурах, по описям на обложках дел без подробного просмотра самих документов.

В подлежащих длительному, более 10 лет, хранению и бессрочному хранению, изымаются дуплетные экземпляры, неоформленные копии и черновики документов. Подлежат хранению только подлинники документов, а в случае их утраты – заверенные копии. Особенно это касается архивных документов имущественного и социально-правового характера, поскольку в дальнейшем, при необходимости подтверждения содержащихся в них сведений, может иметь существенное значение.

При подготовке документов к длительному хранению специалистами НП «Федерация Судебных Экспертов» могут проводиться переплетные работы, позволяющие:
— минимизировать объем предназначенных к хранению архивов и сократить необходимую для них офисную площадь;
— экономить время при работе с документами;
— сделать использование содержащейся в них информации максимально удобным и доступным.

Таким образом, действующий архив предприятия или организации будет соответствовать требованиям законодательства и будет подготовлен для передачи на государственное хранение.

По итогам проведения исследования ценности документов составляется опись документов постоянного и длительного хранения и акт по выделению не подлежащих хранению документов для уничтожения. Обыкновенно уничтожаются не обладающие практической и научной ценностью документы. Уничтожение их без предварительного утверждения описей дел и с нарушением сроков хранения, установленных перечнем, являются незаконными и могут служить основанием для привлечения к ответственности согласно существующему законодательству.

Документы бухгалтерского учета подлежат уничтожению при условии состоявшейся их проверки налоговыми органами, соблюдения налогового законодательства и соблюдением установленных для них сроков хранения. После проведения архивных работ НП «Федерация Судебных Экспертов» официальный акт, разрешающий уничтожение документов с истекшим периодом хранения, может быть предъявлен сотрудникам налоговой инспекции и в случае внеплановой проверки.

Таким образом, проведение экспертизы ценности документов является важнейшей и неотъемлемой частью архивных работ. Хотя формальная суть экспертизы ценности заключается в изучении архивных документов и материалов с целью установления для них принятых и регламентированных законодательно сроков хранения с последующей их передачей на хранение государству, подлинное ее значение в приведении документации в порядок неоценимо.

Архивация и проведение экспертизы ценности документов.
Рейтинг: 5 (100%) - Оценок: 1
Нашли в тексте ошибку? Выделите её, нажмите Ctrl + Enter, и мы всё исправим!

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Задайте вопрос эксперту: