Экспертиза ценности документов — это планомерное определение необходимых сроков для хранения документов, а также выявление степени их ценности с целью последующего отбора на долгосрочное, в том числе государственное, хранение.

В ходе экспертизы решаются следующие вопросы: прежде всего из общей массы изъятых из делопроизводства документов, отбираются ценные экземпляры, которые подлежат вечному хранению; затем определяются документы, у которых истек срок давности, а также черновики, повторы, отклоненные варианты и прочие материалы, утратившие свое функциональное и справочное значение.

Согласно федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ, принятому 22.10.04 г, обязательной экспертизе ценности подлежат все документы организации, хранящиеся на любого вида носителях, находящиеся в федеральной, а также муниципальной и частной собственности.

Таким образом, уничтожение перед проведением экспертизы ценности документов запрещается законодательством.

В общем представлении экспертиза ценности документов производится непрерывно по следующим стадиям:

1. Первая стадия осуществляется еще в процессе делопроизводства. Она представляет собой обязательную разработку номенклатурных дел, неукоснительную регистрацию входящей корреспонденции, а также формирование на основании имеющихся документов архивных дел.
2. Вторая стадия экспертизы ценности представляет собой подготовку документов, которые завершили свою роль в делопроизводстве предприятия, к передаче в ведомственный архив организации.
3. Третья стадия процесса экспертизы ценности представляет собой подготовку документальных дел для дальнейшей передачи в ведомственный архив или же на постоянное государственное хранение.

При отборе документов на хранение следует неукоснительно придерживаться принципа историзма, согласно которому, явления должны рассматриваться в разрезе их развития, только так можно в полном объеме раскрыть закономерности развития тех или иных хозяйственных явлений.

Также в основе данного процесса должен лежать принцип комплексности изучения документов, так как при организации делопроизводства и в целом документооборота зачастую возникает необходимое дублирование информации из одного документа в другой.

С целью проведения экспертизы ценности документов, в организации создается специальная экспертная комиссия. Данная комиссия является совещательным органом, окончательное решение которого утверждаются непосредственно руководителем организации.

Специалисты НП «Федерация Судебных Экспертов» помогут вам грамотно провести экспертизу ценности документов, а также проведут необходимые консультации по вопросам, касающимся архивного делопроизводства.

В самом начале проведения экспертизы ценности документов в структурных подразделениях предприятия, необходимо:

• — осуществить отбор дел для дальнейшего постоянного или временного хранения, выявление дел, которые подлежат дальнейшему хранению непосредственно в структурных подразделениях;
• — отобрать дела за предыдущие годы, подлежащие уничтожению.

Параллельно, в ходе экспертизы ценности документов, проверяется качество, полнота номенклатуры имеющихся дел в отдельной организации, а также правильность назначенных сроков предстоящего хранения дел. Следует помнить, что отбор документов для постоянного и долговременного хранения проводится исключительно путем детального, полистного просмотра дел. Категорически не допускается определение документов для хранения или утилизации только на основании изучения заголовков.

В ходе полистного просмотра дел может произойти выделение документов, подлежащих в будущем постоянному хранению.
Выделенные документы присоединяются к подобным или же оформляются в отдельные дела.

Сроки для временного хранения дел, определяются по разработанному перечню документов с обозначением их сроков хранения или же по общей номенклатуре дел организации. Окончательная подшивка вновь созданных дел, подлежащих дальнейшему хранению, должна производиться только после полного завершения экспертизы ценности документов. Анализ ценности исследуемых документов производится под методологическим руководством государственного или муниципального архивов.

Для подготовки электронных документов для передачи в архив следует выполнить следующие операции:

1. провести проверку технического состояния машинных носителей, для предстоящей передачи в архив;
2. произвести запись электронных документов на машинные носители;
3. удостовериться в качестве записи;
4. составить подробное описание электронного документа;
5. проставить архивные шифры на единицах хранения в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения.
6. подготовить комплект сопроводительной документации.

Документация для сопровождения электронных документов должна быть максимально полной для обеспечения их сохранности и использования. В ней должна отражаться следующая информация: уникальное название, дата создания, краткое содержание, формат, объем. Если электронный документ представляет собой базу данных или сайт, то в описании нужно дополнительно указать физическую и логическую структуру и количество записей.

Архивные документы, которые подлежат уничтожению, передаются на утилизацию и снимаются с учета организации в установленном порядке. Окончательная сдача дел должна оформляться приемо-сдаточной накладной, где указывается дата передачи на переработку, штучное количество передаваемых дел, а также фиксируется общий вес полученной бумажной макулатуры.

Воспользовавшись консультативной и процессуальной помощью квалифицированных сотрудников НП «Федерация Судебных Экспертов» вы будете уверены в точном исполнении всех регламентированных процедур при проведении экспертизы ценности документов.